Fungsi Manajemen dalam Organisasi Pemerintahan dan Sektor Publik

Dalam menjalankan suatu organisasi apa pun bentuknya, sudah tentu seorang pemimpin harus memiliki dan memahami, kaidah-kaidah, prinsip-prinsip dan konsep-konsep tentang manajemen, dengan demikian diharapkan mampu menjalankan fungsi-fungsi manajemen. Manajemen dapat berjalan dalam melaksanakan kegiatannya, bilamana unsur-unsur dan fungsi-fungsi dari manajemen tersebut dapat bergerak sesuai dengan alurnya. 

Ilustrasi Gambar dari liquidplanner.com

Secara umum fungsi manajemen terbagi menjadi 4 (empat) macam, yaitu :

Fungsi Perencanaan (Planning)

Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dimana kegiatan tersebut menjadi tujuan dari pemerintahan dengan suatu rencana ataupun sebagai acuan agar bisa meraih tujuan yang telah ditentukan pemerintahan sebelumnya. Fungsi perencanaan identik dengan penyusunan startegi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar / arah yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. 

Perencanaan merupakan suatu cara terbaik untuk mewujudkan dan meyakinkan bahwa tujuan pemerintahan yang telah ditentukan dapat tercapai, dikarenakan tanpa adanya perencanaan maka apapun fungsi manajemen tidak dapat berjalan dan tujuannya tidak dapat tercapai. Perencanaan memungkinkan agar :

1. Pemerintahan bisa memperoleh dan mengikat sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan;
2. Para satuan unit kerja untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang konstisten dengan berbagai tujuan terpilih; dan
3. Kemajuan dapat terus dimonitor dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila tingkat kemajuan tidak memuaskan.

Tugas perencanaan atau planning, diantaranya :

1. Membuat estimasi untuk waktu atau periode tertentu.
2. Membuat sasaran serta target perusahaan.
3. Merencanakan urutan kegiatan yang diperlukan untuk pencapaian target tertentu.
4. Mengatur kebutuhan waktu didalam pelaksanaan suatu kegiatan.
5. Menyusun rencana anggaran biaya (RAB).
6. Menyusun SOP atau Standard Operating Procedure tentang pekerjaan yang telah disepakati.
7. Menganalisa dan menetapkan berbagai kebijakan dalam pelaksanaan pekerjaan.

Fungsi Pengorganisasian (Organizing)

Setelah para pemimpin menetapkan tujuan-tujuan dan menyusun rencana-rencana atau program-program untuk mencapainya, maka mereka perlu merancang dan mengembangkan suatu organisasi yang akan dapat melaksanakan berbagai program tersebut secara sukses.

Pengorganisasian atau organizing adalah menelaah dan memetakan berbagai kegiatan yang sifatnya lebih besar menjadi beberapa kegiatan yang lebih kecil dengan cara membagi tiap tugas supaya diperoleh kegiatan yang lebih sederhana sehingga tujuan perusahaaan dapat tercapai dengan lebih cermat. Pengorganisasian berhubungan dengan bagaimana mengatur sumber daya baik manusia maupun fisik agar tersusun secara sistematis berdasarkan fungsi nya masing-masing. Dengan kata lain, fungsi organizing ini lebih menekankan pada bagaimana mengelompokan orang dan sumber daya agar menyatu. 

Pengorganisasian (Organizing) adalah :

1. penentuan sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi,
2. perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat ”membawa” hal-hal tersebut kearah tujuan,
3. penugasan tanggung jawab tertentu dan kemudian,
4. pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya. Fungsi ini menciptakan struktur formal di mana pekerjaan ditetapkan, dibagi dan dikoordinasikan.

Kegiatan pengorganisasian ini sendiri diantaranya menghubungkan serta mengatur pekerjaan sehingga mampu dilaksanakan secara lebih efisien dan lebih efektif antara lain :

1. Menentukan desain struktur organisasi.
2. Menentukan job description atau pembagian pekerjaan dari tiap-tiap jabatan guna meraih sasaran organisasi.
3. Memastikan pendelegasian wewenang serta tanggung jawab, memastikan pertangungjawaban dari hasil pekerjaan yang telah dicapai.
4. Memastikan hubungan yang dapat membedakan antara atasan dan staff.
5. Mendeskripsikan berbagai kegiatan ataupun pekerjaan yang dianggap lebih efektif dan efisien sehubungan dengan pengoptimalan sumber daya manusia untuk meraih tujuan perusahaan.

Fungsi Pergerakan (Actuating)

Actuating adalah tindakan-tindakan yang menyebabkan suatu organisasi menjadi berjalan. George R.Terry memberikan definisi actuating adalah “tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran-sasaran agar sesuai dengan disepakati sebelumnya”.  Actuating adalah bagian yang penting dalam proses manajemen di mana actuating ini mempunyai ciri khusus yaitu berhubungan dengan orang-orang. Berhasil tidaknya actuating tergantung kepada masalah “pemberian motif” (motivating) kepada para anggota organisasi, bahkan ada pula yang menganggap masalah penggerakan organisasi adalah motivating belaka.

Fungsi Pengawasan (Controlling)

Semua fungsi terdahulu tidak akan efektif tanpa fungsi pengawasan (controlling). Proses mengawasi atau yang disebut pengawasan dan pengendalian yang dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, dilaksanakan secara terorganisasi dapat berjalan dengan lancar. Fungsi pengendalian lebih fokus pada evaluasi dan penilaian atas kinerja yang selama ini telah dilakukan dan berjalan. Fungsi pengendalian akan melihat apakah terdapat suatu hambatan atau tidak dalam proses mencapai tujuan organisasi.

Pengawasan itu sendiri, mempunyai beberapa fungsi sebagai berikut :

1. Menilai serta melakukan evaluasi sebuah keberhasilan dalam meraih tujuan perusahaan serta target bisnis yang disesuaikan dengan tolok ukur yang telah ditentukan.
2. Melakukan langkah cepat dalam mengoreksi serta mengklarifikasi dari ketidaksesuain.
3. Pengambilan keputusan untuk membuat alternatif solusi disaat terjadinya masalah yang berkaitan dengan tidak tercapainya tujuan suatu organisasi yang telah ditentukan.

Fungsi Manajemen dalam Organisasi Pemerintahan dan Sektor Publik 

Referensi : 

Gunawan, Arwan. 2017. Manajemen Pemerintahan. Accounting Department. Politeknik Negeri Bandung